Oppfølging og kvalitet

Jevnlig oppfølging og inspeksjoner fra vår inspektør er en nøkkel til å sikre god kvalitet på leveransen. Rengjøringssentralen Oslo har egne rutiner for kontroll av renholdet som kommer i tillegg til oppdragsgivers krav til kontroll.

Inspeksjon sammen med kontaktperson for oppdragsgiver

Inspeksjonene gjennomføres av inspektør sammen med kontaktperson for oppdragsgiver eller av inspektør alene.
Det utarbeides en rapport fra inspeksjonen med kopi til oppdragsgiver. Oppdragsgiver bes å signere rapporten. Eventuelle funn blir behandlet som avvik.

I en oppstartfase vil hyppige inspeksjoner og oppfølgingsmøter med oppdragsgiver, være med på å sikre kvaliteten og kontrollere at rutiner fungerer som planlagt.
Møtene vil også være medvirkende til å skape trygghet, felles forståelse mellom forventninger og kvalitet på leveransen samt gode relasjoner mellom partene.

Frekvens for både inspeksjoner og møter bør være høy i en oppstartfase.
Etter oppstartfasen kan frekvensen på disse punktene reduseres til et normalt nivå (månedlig).
Oppfølgingsmøter avholdes da med en hyppighet som ønsket fra oppdragsgiver.

Eventuelle avvik ved inspeksjon rettes opp senest innen 24 timer.

Oppfølging av avvik

Avvik som oppdages ved inspeksjon registreres i avviksskjema. Kopi av skjema leveres oppdragsgivers kontaktperson. Avvik meldes stedlig ansvarlig for renholdet og avviket rettes samme dag eller senest påfølgende arbeidsdag. Dersom det ansees for nødvendig vil inspektør kontrollere påfølgende dag. Avvik som meldes inn fra oppdragsgiver behandles som en klage.

Håndtering av klager

Rengjøringssentralen Oslo AS har kontortid mellom 08:30 og 16:00, man–fre. Utenom vanlig kontortid blir samtaler viderekoblet til vakttelefon.

Avvik / klage fra oppdragsgiver meldes via e-post eller telefon.

Dersom det er å betrakte som et avvik innmeldt fra oppdragsgiver, behandles avviket som beskrevet ovenfor.
Klager av annen art behandles på et vis som tilpasses den enkelte klage. Dersom klagen er av alvorlig karakter vil vi ta initiativ til et møte mellom partene for å komme frem til best mulig løsning.
Eventuelle rutineendringer vil bli vurdert.